I företagens årliga bokslutsprocess är förberedelserna inför bokslut och revision en central del. För att revisorn ska ha möjlighet att utföra ett ändamålsenligt och effektivt arbete är det viktigt att bokslut, årsredovisning, bokslutsbilagor och annan nödvändig information levereras i rätt form och i rätt tid. Nedan går vi igenom när revisorn absolut senast behöver få vanligt efterfrågade underlag och hur du kan planera för att säkerställa en så smidig och kostnadseffektiv hantering som möjligt.
Tidsramar för revisionen
Årsredovisningslagen (ÅRL) säger att aktiebolag som omfattas av revisionsplikt ska lämna in sin årsredovisning till Bolagsverket senast sju månader efter räkenskapsårets slut. Det innebär att företag med ett räkenskapsår som slutar den 31 december (Balansdagen) ska lämna in sin årsredovisning till Bolagsverket senast den 31 juli.
För att revisorn ska hinna granska bolagets förvaltning (det vill säga hur bolaget sköts samt betalningar av skatter och avgifter) och bolagets räkenskaper (bokföring, bokslut och årsredovisning) samt formulera sin revisionsberättelse skall styrelsen och eventuell VD avlämna nödvändiga underlag och information till revisorn absolut senast sex veckor före bolagets årsstämma (även kallad ordinarie stämma). Årsstämman skall enligt Aktiebolagslagen (ABL) hållas inom sex månader från räkenskapsårets slut och på Årsstämman ska det fattas beslut om Styrelse och VD:s ansvarsfrihet för förvaltningen av bolaget samt bolagets resultat och ställning samt vinstdisposition fastställas. Årsstämman fattar dessa beslut i huvudsak baserat på innehållet i årsredovisningen och den revisionsberättelse som revisorn avlämnat till Årsstämman avseende sin revision.
Det är dock många gånger önskvärt för både företagare och revisor att revisionen genomförs så tidigt som möjligt för att företagets alla intressenter inklusive ägare vill veta hur det gångna räkenskapsåret har slutat och veta nuläget samt kunna planera framåt.
Varför behöver revisorn underlagen i rätt tid?
Revisorns uppdrag är att granska företagets redovisning och ekonomiska rapportering för att säkerställa riktigheten och att de följer de lagar och regler som finns. En revision kräver noggrannhet och det är inte ovanligt att underlag ibland saknas eller behöver kompletteras samt att det uppstår frågor mellan revisorn och företaget.
Därför är det viktigt att revisorn erhåller underlag i god tid så att revisorn i ett tidigt skede vid behov kan efterfråga kompletterande underlag och hinner få svar på sina frågor. För sent levererade underlag kan tyvärr ibland medföra att den årliga inlämningen till både Skatteverk och Bolagsverk försenas och medföra höga och onödiga kostnader i form av förseningsavgifter. För sent hållen Årsstämma och sen inlämning till Bolagsverket resulterar även i en helt onödig anmärkning i revisionsberättelsen med risk för att någon av bolagets intressenter reagerar negativt.
Vilka underlag efterfrågar revisorn?
Revisorn behöver en mängd olika underlag för att kunna genomföra sin revision, nedan listar vi en sammanställning över vanligt efterfrågade underlag:
- Bokföringsunderlag:
– Huvudbok och verifikationslistor.
– Resultaträkning och balansräkning.
– Utdrag från skattekonto.
– SIE-4 fil.
– Inloggning till använt redovisningsprogram (t ex Fortnox eller dylikt).
- Underlag för specifika poster:
– Bankavstämningar.
– Engagemangsbesked.
– Lagerinventeringslistor.
– Avstämningar av kund- och leverantörsreskontra.
- Övriga dokument:
– Kopior på större avtal.
– Underlag/avtal för större inköp/investeringar.
– Information om lån, garantier eller säkerheter.
- Utkast av årsredovisningen
– Ett utkast på årsredovisningen.
- Händelser efter räkenskapsårets slut:
– Information om viktiga händelser som inträffat efter räkenskapsårets slut och som kan påverka årsredovisningen.
– Utfall avseende resultat- och balansräkning på det efterföljande året.
Slutsatser och rekommendationer
Se till att ha god koll på underlag och börja förberedelserna i god tid, gärna direkt efter räkenskapsårets slut. Om du är osäker på vad din revisor kommer att efterfråga för material så är det bara att fråga. Genom en god planering och ett nära samarbete med din revisor minskar risken för fel, förseningsavgifter och anmärkningar i revisionsberättelsen samt skapas en god grund för att revisorn ska kunna bidra med goda råd som sparar både tid och pengar för dig och din verksamhet.
Vid eventuella frågor eller funderingar är ni välkomna att ta kontakt med oss!
