Att bjuda kunder, samarbetspartners eller anställda på lunch, middag eller annan typ av representation är vanligt förekommande i många verksamheter. Frågan som kan uppstå kopplat till representation är hur dessa kostnader ska hanteras ur ett skattemässigt perspektiv.
Avdrag för moms
Övergripande gäller att företag får göra avdrag för moms vid representation om kostnaderna har en direkt koppling till verksamheten och om verksamheten är momspliktig. Det krävs således en bedömning av vilket sammanhang det rör sig om och det gäller även att ta hänsyn till de beloppsgränser som finns.
Representation som återkommer överdrivet ofta för en och samma part eller representation för personer utan en direkt anknytning till företaget är exempel på tillfällen där det inte går att göra momsavdrag.
Extern representation
Extern representation är den som riktar sig mot till exempel kunder, leverantörer eller andra samarbetspartners. För att kunna dra av moms på extern representation krävs att det är i syfte att bibehålla eller inleda en affärsförbindelse. Det kan till exempel vara att företaget bjuder en ny kund på en aktivitet eller måltid i syfte att representera sig själva och stärka kundrelationen.
Intern representation
Intern representation är den som riktar sig mot anställda på företaget. Om företaget bjuder anställda på måltider gäller också att kostnaderna ska ha en direkt koppling till verksamheten för att företaget ska kunna dra av moms, i annat fall räknas det som kostförmån. Mer om kostförmån går att läsa om på Skatteverkets hemsida. Följande sammankomster är exempel på sådant som bedöms vara intern representation om det sker med rimliga mellanrum: personalfest, interna kurser, informationsmöten, trivselaktiviteter och kick-off.
Beloppsgräns för momsavdrag
Momsavdrag får göras på representationsmåltider som uppgår till max 300 kronor per person exklusive moms. Avdrag för moms får även göras för aktiviteter eller kringkostnader som uppgår till max 180 kronor per person exklusive moms. Beloppsgränsen gäller per tillfälle.
Särskilda regler gäller vid avdrag för moms på alkoholhaltiga drycker. Läs mer om det på Skatteverkets hemsida.
Avdrag i inkomstdeklarationen
Vad gäller avdrag för representationskostnader i inkomstdeklarationen finns även flera bestämmelser att ta hänsyn till. Likt avdrag för moms gäller att representationen ska ha ett direkt samband med verksamheten. Beroende på vad kostnaderna avser finns även beloppsgränser att ta hänsyn till eftersom avdraget inte får överstiga vad som kan anses skäligt.
Avseende mat och dryck är kostnaden kopplat till detta endast avdragsgill om det rör sig om enklare förtäring. Det innebär att kostnaden ska vara av mindre värde och inte kunna anses vara en fullständig måltid. Skatteverket ger exempel på avdragsgilla representationskostnader i form av kaffe, te, bullar, frukt eller en enklare smörgås.
Vid anordnad personalfest kan kringkostnader dras av, men enligt Skatteverkets allmänna råd gäller detta vid max två personalfester per år. Vid dessa två sammankomster är kostnader för till exempel lokalhyra eller musikunderhållning avdragsgillt upp till 180 kronor exklusive moms per person och tillfälle. Måltider är fortsatt ej avdragsgillt utan där gäller bara reglerna om avdrag för moms.
Samma beloppsgräns om 180 kronor exklusive moms per person gäller vid aktiviteter eller kringkostnader vid extern representation som kan bedömas vara avdragsgilla. Viktigt att komma ihåg är att kostnaden inte är avdragsgill om den inte har ett direkt samband med näringsverksamheten.
Vid övriga funderingar om vad som gäller kring avdrag vid representation är du varmt välkommen att höra av dig till oss!
