Vid extra utdelning eller även kallad efterutdelning finns det några fler regler som man behöver tänka på jämfört med om man skulle ha beslutat om utdelningen på ordinarie stämma (även kallad årsstämma). Vi har nedan sammanställt vad man behöver tänka på.
En extra utdelning kan göras från dagen då årsstämman fastställer balansräkningen fram till dagen för nästa årsstämma. Det är även tillåtet att göra fler än en utdelning under denna period. Det utdelningsbara beloppet avser dock endast de balanserade vinstmedel (fritt eget kapital) som har arbetats upp och fastställts i den senast fastställda årsredovisningen. Bolaget får därav inte räkna med den vinst som har arbetats upp på det nya räkenskapsåret.
När bolaget har kommit fram till att en extra utdelning ska ske skall styrelsen upprätta ett dokument som kallas ”Förslag till vinstutdelning”. I det dokumentet ska det framgå:
- Utdelningsbelopp per aktie
- Sammanlagt utdelningsbelopp
- Utbetalningsdag
- Kvarstående del av fritt eget kapital efter extra utdelning
- Ska utdelning ske med något annat än pengar (så kallad sakutdelning) ska det framgå vilken typ av egendom ska delas ut
- En redogörelse från styrelsen där det framgår om någon väsentlig händelse har ägt rum efter att den senaste årsredovisningen lämnades. Under denna rubrik ska det även framgå om det tidigare har beslutats om någon annan värdeöverföring samt om det blivit någon förändring i det bundna egna kapitalet efter balansdagen.
- Ett yttrande från styrelsen som motiverar hur vinstutdelningen är förenlig med Försiktighetsregeln i ABL. Det betyder att styrelsen förklarar hur deras beslut om utdelning kan försvaras utifrån en bedömning av företagets ekonomi och förväntad framtida utveckling.
Till ovanstående dokument ska det även bifogas:
- Kopia av den senast fastställda årsredovisningen och revisionsberättelsen.
- Revisorns yttrande där bolagets revisor redogör om bolagsstämman kan besluta om föreslagen utdelning enligt styrelsens förslag.
När styrelsen har förberett ovanstående dokumentation och bolagets revisor har lämnat sitt yttrande, då ser nästa steg ut enligt nedan:
- Styrelsen beslutar på ett styrelsemöte att en extra stämma ska hållas. Det är på denna stämma som beslut om den extra utdelningen tas.
- Kallelse till extra bolagsstämma skickas ut enligt bolagsordningen
- Extra stämman hålls och beslut om utdelning protokollförs
- Utbetalning sker
- Utdelningen ska registreras hos Bolagsverket
- Utdelningen bokförs
- Skicka in kontrolluppgifter till Skatteverket
Det är dock bra om man redan vid upprättandet av årsredovisningen bestämmer om det ska göras en utdelning och till vilket belopp samt se till att det framgår av resultatdispositionen i årsredovisningens förvaltningsberättelse. Då sparar man både tid och pengar för att man slipper lägga ned tid och kostnader på det som behöver göras vid en utdelning som beslutas på en extra stämma.
Om ni har ytterligare funderingar är det bara att höra av er så hjälper vi er!
